Verplichte elektronische facturatie in 2026: wat je webshop moet kunnen

Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen btw-plichtige ondernemingen gevestigd in België in gestructureerde elektronische vorm worden verstuurd, via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat niet meer in B2B-relaties.

Verkoop aan particulieren valt erbuiten. Een webshop die enkel aan consumenten verkoopt hoeft voor hen niets te wijzigen, maar zodra een Belgische zakelijke klant een factuur vraagt, geldt de verplichting.

Veel webshops verkopen deels aan bedrijven: handelaars, zelfstandigen, verenigingen, scholen. Het bestelproces moet dus een zakelijke koper herkennen, zijn btw-nummer vastleggen en een gestructureerde factuur aanmaken in plaats van een gewoon ontvangstbewijs.

De meeste platformen maken niet standaard een document in Peppol BIS-formaat. De koppeling met facturatiesoftware op het netwerk wordt een onderdeel van het project, geen optie voor later.

Een gestructureerde factuur vereist propere data: geldig btw-nummer, exacte bedrijfsnaam, volledig adres, lijnen met het juiste btw-tarief en bestelreferenties. Een vrij tekstveld dat de klant zelf invult leidt tot weigeringen.

Voorzie een live controle van het btw-nummer via VIES van de Europese Commissie, en toon prijzen inclusief btw voor particulieren en exclusief btw voor geïdentificeerde professionals.

Er zijn drie aanpakken: het e-commerceplatform exporteert bestellingen naar boekhoudsoftware op Peppol; een extensie verzorgt de verzending rechtstreeks; of een maatwerkconnector vormt de brug. De juiste keuze hangt af van volume en van wat je boekhouder al gebruikt.

Test hoe dan ook de volledige cyclus vóór de lancering: een zakelijke bestelling, de factuur, de ontvangst door een testklant op Peppol, daarna een creditnota. Alleen zo weet je dat niets verloren gaat.

Een propere facturatieketen vermindert wanbetalingen, schrapt herinvoer en versnelt de boekhouding. Ze maakt de webshop ook geloofwaardiger voor zakelijke kopers, die dit formaat steeds vaker eisen.

Behandel dit als een deel van het e-commerceproject, met een verantwoordelijke, tests en een datum. Webshops die het achteraf toevoegden, moesten bijna allemaal hun bestelproces herwerken.